كتابة بريد إلكتروني احترافي تُعتبر مهارة أساسية في الحياة العملية، سواء كنت تتواصل مع زميل، مدير، عميل، أو حتى لتقديم طلب وظيفة. فالطريقة التي تُعبّر بها في بريدك الإلكتروني تعكس شخصيتك ومدى احترافيتك. في هذا المقال، سنستعرض نصائح تساعدك على كتابة بريد إلكتروني مُتقن وفعّال.
1. حدد الغرض من البريد الإلكتروني
قبل أن تبدأ في الكتابة، فكّر في الهدف الرئيسي من الرسالة. هل ترغب في طلب معلومات؟ تقديم اقتراح؟ أو توضيح موضوع معين؟ تحديد الغرض سيجعلك أكثر تركيزًا ويُساعدك على إيصال رسالتك بوضوح.
2. اختر عنوانًا واضحًا وجذابًا
العنوان هو أول ما يراه القارئ، لذا يجب أن يكون مختصرًا ويعكس محتوى البريد. تجنّب العناوين العامة مثل "موضوع مهم" أو "استفسار". أمثلة على عناوين واضحة:
- - طلب معلومات حول اجتماع الأسبوع المقبل
- - اقتراح لمشروع جديد: تحسين أداء الفريق
- - متابعة طلب الوظيفة – [اسمك]
3. استخدم التحية المناسبة
ابدأ بريدك بتحية رسمية تُظهر الاحترام. إذا كنت تعرف اسم المستلم، استخدمه بشكل صحيح:
- - السيد/السيدة [الاسم] المحترم/المحترمة.
- - إذا كنت لا تعرف الاسم، يمكنك استخدام: تحية طيبة وبعد.
4. انتقل إلى النقطة بسرعة
لا تضيع وقت القارئ بتقديم طويل أو معلومات غير ضرورية. في الجملة الأولى، أوضح سبب كتابتك للبريد، مثل:
- - أكتب إليكم بخصوص [الموضوع].
- - أود مناقشة [الهدف] معكم.
5. استخدم لغة واضحة ومحترفة
تجنب العبارات العامية أو الأخطاء الإملائية. استخدم جملًا قصيرة وواضحة، وابتعد عن التعقيد. إذا كنت تستخدم مصطلحات تقنية أو مهنية، تأكد من أنها مفهومة لدى القارئ.
6. قسّم النص إلى فقرات
لتسهيل قراءة الرسالة، قسّم المحتوى إلى فقرات، كل فقرة تُركز على نقطة واحدة. استخدم التعداد النقطي إذا كنت تقدم قائمة أو نقاطًا رئيسية.
7. اختتم برسالة واضحة
في نهاية البريد، وضّح الإجراء المطلوب من المستلم. على سبيل المثال:
- - أرجو تأكيد حضور الاجتماع.
- - أرجو موافاتنا بتعليقاتكم على الاقتراح.
- - لا تترددوا في التواصل معي لأي استفسارات إضافية.
8. استخدم توقيعًا احترافيًا
أنهِ رسالتك بتوقيع يحتوي على اسمك الكامل، وظيفتك (إذا كانت ذات صلة)، ومعلومات الاتصال الأساسية. مثال:
- مع أطيب التحيات،
- [اسمك الكامل]
- [الوظيفة/الشركة]
- [رقم الهاتف] | [البريد الإلكتروني]
9. راجع قبل الإرسال
قبل النقر على زر "إرسال"، خذ بضع دقائق لمراجعة النص. تأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية، وأنه يعكس رسالتك بوضوح.
كتابة بريد إلكتروني احترافي تتطلب تركيزًا على التفاصيل واحترامًا للمتلقي. باستخدام هذه النصائح، ستتمكن من تحسين تواصلك الإلكتروني وجعل رسائلك أكثر احترافية وجاذبية. تذكر أن البريد الإلكتروني هو أداة قوية للتعبير عن احترافيتك وبناء علاقات ناجحة في العمل.
لا يتم نشر التعاليق إلى بعد مراجعتها من طرف الإدارة، لا نقبل السب والشتم أو الكلام الجارح، التعاليق أسفل كل مقالة تعبر عن صاحبها، صديقي الزائر إذا رأيت اي تعليق غير مناسب، المرجوا إبلاغنا عن طريق صفحة إتصل بنا للموقع.